Catatan Pelanggan
Catatan Pelanggan dipakai untuk mencatat informasi penting tentang pelanggan, seperti perubahan limit kredit, catatan layanan, atau keterangan internal yang perlu diketahui sales dan finance.
Dipakai Oleh
bagian sales, kasir, admin penjualan, atau finance
Jenis Data
catatan
Kunci Pencarian
Kode, Nama, Tanggal
Kapan Form Ini Dipakai
- Saat ada informasi pelanggan yang perlu dicatat resmi agar mudah ditelusuri.
- Saat limit kredit atau jenis catatan pelanggan perlu direkam sebagai riwayat.
- Saat sales, kasir, atau finance perlu melihat konteks pelanggan sebelum memproses transaksi berikutnya.
Sebelum Mengisi
- Pastikan pelanggan yang dipilih sudah benar.
- Pastikan Divisi dan Jenis Catatan Pelanggan sesuai dengan kebutuhan pencatatan.
- Periksa limit kredit dan jenis batas kredit sebelum catatan disimpan.
Alur Kerja
- Buka menu Penjualan & POS / Retur & Piutang / Catatan Pelanggan.
- Pilih Divisi, tanggal, jam, dan pelanggan yang terkait.
- Periksa nama, alamat, limit kredit, dan jenis batas kredit yang tampil dari data pelanggan.
- Pilih Jenis Catatan Pelanggan, lalu isi catatan dengan bahasa yang jelas dan seperlunya.
- Simpan, lalu pastikan catatan dapat ditelusuri dari laporan atau riwayat pelanggan.
Field yang Perlu Diperhatikan
| Field | Penjelasan Untuk Pengguna | Status |
|---|---|---|
Faktur
transid |
Nomor catatan pelanggan sebagai identitas riwayat. | Wajib |
Divisi
division |
Divisi tempat catatan pelanggan dibuat. | Wajib |
Tanggal
transdate |
Tanggal catatan pelanggan dibuat. | Wajib |
Jam
transtime |
Jam catatan pelanggan dibuat. | Wajib |
Pelanggan
hrcustomer |
Pelanggan yang menjadi subjek catatan. | Opsional |
Kode
customerid |
Kode pelanggan yang dipakai untuk memastikan catatan masuk ke pelanggan yang benar. | Wajib |
Nama
customername |
Nama pelanggan yang terbaca dari master pelanggan. | Opsional |
Alamat
customeraddress |
Alamat pelanggan yang terbaca dari master pelanggan. | Opsional |
Limit Kredit
customercreditlimit |
Limit kredit pelanggan pada saat catatan dibuat. | Opsional |
Jenis Batas Kredit
customercreditlimittype |
Jenis batas kredit yang berlaku untuk pelanggan. | Opsional |
Jenis Catatan Pelanggan
customernoteid |
Kategori catatan agar riwayat pelanggan mudah difilter. | Wajib |
Terakhir Diubah
updatetimestamp |
Waktu terakhir catatan pelanggan diperbarui. | Opsional |
Detail dan Relasi
- Form ini tidak memiliki tabel detail. Catatan terhubung ke Divisi, pelanggan, dan Jenis Catatan Pelanggan.
Dampak Setelah Simpan
- Catatan tersimpan sebagai riwayat informasi pelanggan.
- Sales, kasir, dan finance dapat memakai catatan ini sebagai konteks sebelum memproses transaksi pelanggan.
- Catatan limit kredit membantu menelusuri alasan perubahan atau pengecualian pada pelanggan tertentu.
Masalah Umum
- Catatan tidak muncul saat dicari: periksa Divisi, tanggal, pelanggan, dan kata kunci.
- Pelanggan salah: batalkan perubahan sebelum simpan, lalu pilih pelanggan yang benar.
- Data tidak bisa disimpan: pastikan Faktur, Divisi, tanggal, pelanggan, dan Jenis Catatan sudah diisi.
Field Tersedia
Daftar berikut merangkum field yang tersedia di form. Field yang jarang dipakai tetap dicantumkan agar mudah ditelusuri saat training atau support.
| Field | Penjelasan Untuk Pengguna | Status |
|---|---|---|
Faktur
transid |
Nomor catatan pelanggan sebagai identitas riwayat. | Wajib |
Divisi
division |
Divisi tempat catatan pelanggan dibuat. | Wajib |
Tanggal
transdate |
Tanggal catatan pelanggan dibuat. | Wajib |
Jam
transtime |
Jam catatan pelanggan dibuat. | Wajib |
Pelanggan
hrcustomer |
Pelanggan yang menjadi subjek catatan. | Opsional |
Kode
customerid |
Kode pelanggan yang dipakai untuk memastikan catatan masuk ke pelanggan yang benar. | Wajib |
Nama
customername |
Nama pelanggan yang terbaca dari master pelanggan. | Opsional |
Alamat
customeraddress |
Alamat pelanggan yang terbaca dari master pelanggan. | Opsional |
Limit Kredit
customercreditlimit |
Limit kredit pelanggan pada saat catatan dibuat. | Opsional |
Jenis Batas Kredit
customercreditlimittype |
Jenis batas kredit yang berlaku untuk pelanggan. | Opsional |
Jenis Catatan Pelanggan
customernoteid |
Kategori catatan agar riwayat pelanggan mudah difilter. | Wajib |
Catatan
notes |
Catatan dipakai untuk catatan tambahan agar alasan input atau perubahan data mudah dipahami. | Opsional |
Pengubah
useredit |
Pengguna yang terakhir mengubah catatan pelanggan. | Opsional |
Terakhir Diubah
updatetimestamp |
Waktu terakhir catatan pelanggan diperbarui. | Opsional |
Checklist Pengguna
Lokasi Menu
- Penjualan & POS / Retur & Piutang / Catatan Pelanggan
/form/customernote